Besvare et N-notat med et X-notat

Her l?rer du ? besvare et N-notat med et X-notat og innhente leders godkjenning p? dette. I det leder godkjenner blir status p? journalpost automatisk endret til Ferdig. Notatet suser avg?rde til mottagende enhet ved UiO. 

Innholdsfortegnelse

1. Identifisere N-notatet du vil besvare i Min innboks

  • Klikk p? s?ket Min innboks i venstremenyens saksbehandlerkatalog slik at trefflisten med alle restansene ?pner seg til h?yre i bildet. 

  • Klikk deretter p? N-notatet du vil besvare i trefflisten fra s?ket.

Min innboks - skjermdump

2. Knapp for ? svare i toppmeny p? N-notat

  • G? til detaljert visning av N-notatet du vil besvare lengst til h?yre i bildet.
  • Klikk Svar i notatets liggende toppmeny.

Knapp merket Svar - skjermdump

 

3. Legg inn opplysninger om svarnotatet du ?nsker ? opprette

  • G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av svarnotatets p?krevde opplysninger.

Tittel

  • Legg inn en meningsb?rende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk h?yre museknapp for sladding av navn i tittel!

Intern hovedmottaker i felt merket Til 

  • Sjekk i felt merket Til at N-notatets avsender automatisk er lagt inn som mottaker av X-notatet du n? oppretter som svar.

Interne kopimottakere i felt merket Kopi

  • Ved behov kan du legge inn nye kopimottakere i felt Kopi.

Tilgangskode

  • Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i notatets tittel.

Dokumentdato

  • Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilh?rende fletting inn i brevmalen.

Tilgangsgruppe

  • Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe L?NN for L?nningsseksjonens lesetilgang til journalposten. 

Metadata - skjermdump

    4. Knytte til dokumentmal for ? opprette et hoveddokument

    • G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet. 

    • Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler. 

    • Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.

    • Samme meny har ogs? et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker p? PC lokalt. 

    Tilknytt fil - skjermdump

     

    • I neste boks markerer du malen du ?nsker ? benytte for notatet ditt og klikker gr?nn knapp merket Lagre i samme vindu.

    Notatmal - skjermdump

    5. Lagre og redigere dokument

    • For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument

    Lagre og rediger - skjermdump

    6. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?

    • Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
    • Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
    • IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac. 
    • For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.

    7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument

    Redigere i notatets innhold og lukke Word

    • Skriv notatet i mal i Word.

    • Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.

    • Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.

    • Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet. 

    • Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.

    Temp-fil - skjermdump

    Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements

    • Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:

      • Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).

      • Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering. 

      • Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.

    • Bekreft valget ditt ved ? klikke OK.

    Innsjekkingsboksen - illustrasjon

    Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?

    • Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling. 

    • Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.

    Lagre et utkast under arbeid 

    • Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking. 

    • Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.

    8. Knytte til vedlegg

    9. Godkjenning og ferdigstillelse

    • For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
    • I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret til Ferdig. Notatet suser avg?rde til mottagende enhet ved UiO. 

    10. Ferdigstille direkte uten godkjenning

    • Dersom det ikke krav til at leder godkjenner N-notatet ditt, er det deg selv som m? endre status p? journalposten til Ferdig.

    11. Send oss dine tilbakemeldinger p? denne veiledningen

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Publisert 3. des. 2024 11:44 - Sist endret 6. juni 2025 09:08